Sarce Trip è la Web Application, utilizzabile da Desktop e Mobile,
per attuare la più innovativa best practice nella gestione dei viaggi di lavoro.
l processo che precede la partenza per un viaggio di lavoro è complesso, comporta una serie di attività ed è condizionato da variabili organizzative e disponibilità di strumenti avanzati.
L’organizzazione del pre-trip passa generalmente attraverso 3 fasi:
La pianificazione della trasferta
Le autorizzazioni
La prenotazione dei servizi di viaggio e di soggiorno
LA BEST PRACTICE PER PIANIFICARE UNA TRASFERTA
RICHIEDE LA DEFINIZIONE:
– del soggetto che può svolgere determinate attività aziendali
– del timing di effettuazione
– della validità di tutti i documenti di viaggio necessari alla partenza
CON SARCE TRIP PUOI FACILMENTE GESTIRE:
– la richiesta di trasferte individuali e di gruppo
– la richiesta di anticipi in divisa aziendale o estera
– i prelievi di denaro con carte di credito aziendale
– i documenti di viaggio
LA BEST PRACTICE PER L’AUTORIZZAZIONE DI UNA
TRASFERTA PREVEDE DI POTER VALUTARE:
– le risorse disponibili
– il costo-opportunità da parte delle funzioni competenti
– le ragioni delle attività per verificarne la coerenza con i vincoli contrattuali,
le esigenze e gli obiettivi aziendali
– rendere fruibile e trasparente, all’interno dell’azienda, l’allocazione di risorse/attività
– verificare il rispetto delle policy aziendali
CON SARCE TRIP PUOI GESTIRE L’AUTORIZZAZIONE
ALLA TRASFERTA:
– in base a regole organizzative
– in base a alle destinazioni
– in base al budget di spesa
– in base alle Travel Policy
E INOLTRE PUOI GESTIRE L’AUTORIZZAZIONE:
– alle spese straordinarie
– alla prenotazione di vetture aziendali
LA BEST PRACTICE PER LA GESTIONE DEI VIAGGI RICHIEDE:
– prenotazioni di servizi interni all’azienda
– prenotazioni attraverso agenzia, travel manager o in autonomia
– prenotazione di servizi di viaggio e soggiorno attraverso sistemi di Self Booking Tool
CON SARCE TRIP PUOI GESTIRE LE PRENOTAZIONI DI VIAGGIO E SOGGIORNO ATTRAVERSO
– il travel manager
– l’agenzia (via mail o web service)
– un Self Booking Tool
– l’acquisto diretto del viaggiatore
– un mix delle precedenti modalità
I VANTAGGI APPLICATIVI
– Monitoraggio e automazione dei flussi di richiesta viaggi
– Gestione integrata di anticipi in divisa aziendale o estera
– Trasferimento fondi tra più trasferte di un medesimo viaggiatore o tra più viaggiatori
– Organizzazione trasferte collettive
– Definizione del budget
– Prenotazione di auto e altri cespiti (telefonia/pc/internet key ecc.)
– Integrazione con i sistemi di agenzia (modalità mail o web services)
– Verifica validità documenti di viaggio
– Controllo automatico del rispetto della travel policy
– Allocazione costi di viaggio su commessa/progetto/attività ecc.
– Reporting sui costi di trasferta
I VANTAGGI TECNOLOGICI
– Configurazione: sistema di workflow parametrizzabile per gestire ogni livello di complessità organizzativa
– Comunicazione: interattività immediata col sistema attraverso notifiche mail e notifiche push
– Integrabilità: motore in grado di acquisire dati da sistemi alimentanti (HR, presenze ecc.) integrare e arricchire i dati secondo funzionalità tipiche di Sarce Trip esportare dati verso sistemi di destinazione (libro unico, nota spese)
– Integrazione col self booking tool: la prenotazione in carico al viaggiatore ma sempre in linea con la travel policy aziendale
IL TUO TEMPO HA UN VALORE. IN BASE ALLE NOSTRE ESPERIENZE DI PROGETTO, ECCO QUANTO NE PUOI RISPARMIARE CON SARCE TRIP
di tempo in meno sulla definizione dei processi di business travel
di tempo in meno per la richiesta di anticipi e servizi di viaggio
di tempo in meno per l’autorizzazione alla trasferta
di tempo in meno sul controllo dei massimali stabiliti dalla travel policy
I PLUS
per il TRAVEL MANAGER
– Cruscotto dedicato per la gestione della richiesta dei servizi di viaggio
– Strumenti per valutare i fornitori (analisi del rispetto degli SLA di servizio)
– Rispetto delle convenzioni aziendali
– Controllo del budget
per il CFO
– Abbattimento dei costi indiretti
– Miglioramento dei processi di Business Travel
– Registrazione automatica dei movimenti finanziari e contabili
– Gestione dei pagamenti elettronici con carte lodge o corporate
– Rilevazione delle attività svolte in trasferta (imputazione a commesse, centri di costo, causali ecc., trasferimento automatico dei dati raccolti al Libro Unico del Lavoro o al registro del personale, rilevazione località e tempi in cui sono state svolte le attività registrate tramite GPS, gestione del processo autorizzativo).
– Gestione dei i percorsi stradali
SARCE TRIP SU MOBILE
gestisci le trasferte da Smartphone e Tablet come su Desktop
– Richiesta di autorizzazione alla trasferta
– Richiesta di anticipi
– Richiesta di viaggio
– Autorizzazione alla trasferta
– Autorizzazione preventiva a specifiche spese
YES! WE CARE
Rafforza la tua Corporate Social Responsibility con il
calcolo delle emissioni di CO2 (carbon footprint) delle trasferte
Completa la gestione del tuo Business Travel con
Il Software per il Business Travel Management
facile, veloce e sicuro