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Perché un viaggio di lavoro comincia molto prima della partenza

Sarce Trip è la Web Application, utilizzabile da Desktop e Mobile,
per attuare la più innovativa best practice nella gestione dei viaggi di lavoro.

l processo che precede la partenza per un viaggio di lavoro è complesso, comporta una serie di attività ed è condizionato da variabili organizzative e disponibilità di strumenti avanzati.

L’organizzazione del pre-trip passa generalmente attraverso 3 fasi:

La pianificazione della trasferta

Le autorizzazioni

La prenotazione dei servizi di viaggio e di soggiorno

LA BEST PRACTICE PER PIANIFICARE UNA TRASFERTA
RICHIEDE LA DEFINIZIONE:

– del soggetto che può svolgere determinate attività aziendali
– del timing di effettuazione
– della validità di tutti i documenti di viaggio necessari alla partenza

CON SARCE TRIP PUOI FACILMENTE GESTIRE:

– la richiesta di trasferte individuali e di gruppo
– la richiesta di anticipi in divisa aziendale o estera
– i prelievi di denaro con carte di credito aziendale
– i documenti di viaggio

LA BEST PRACTICE PER L’AUTORIZZAZIONE DI UNA
TRASFERTA PREVEDE DI POTER VALUTARE:

– le risorse disponibili
– il costo-opportunità da parte delle funzioni competenti
– le ragioni delle attività per verificarne la coerenza con i vincoli contrattuali,
le esigenze e gli obiettivi aziendali
– rendere fruibile e trasparente, all’interno dell’azienda, l’allocazione di risorse/attività
– verificare il rispetto delle policy aziendali

CON SARCE TRIP PUOI GESTIRE L’AUTORIZZAZIONE
ALLA TRASFERTA:

– in base a regole organizzative
– in base a alle destinazioni
– in base al budget di spesa
– in base alle Travel Policy

E INOLTRE PUOI GESTIRE L’AUTORIZZAZIONE:
– alle spese straordinarie
– alla prenotazione di vetture aziendali

LA BEST PRACTICE PER LA GESTIONE DEI VIAGGI RICHIEDE:

– prenotazioni di servizi interni all’azienda
– prenotazioni attraverso agenzia, travel manager o in autonomia
– prenotazione di servizi di viaggio e soggiorno attraverso sistemi di Self Booking Tool

CON SARCE TRIP PUOI GESTIRE LE PRENOTAZIONI DI VIAGGIO E SOGGIORNO ATTRAVERSO

– il travel manager
– l’agenzia (via mail o web service)
– un Self Booking Tool
– l’acquisto diretto del viaggiatore
– un mix delle precedenti modalità

ALCUNI DEI NOSTRI CLIENTI

Clienti Sarce Trip

I VANTAGGI APPLICATIVI

– Monitoraggio e automazione dei flussi di richiesta viaggi
– Gestione integrata di anticipi in divisa aziendale o estera
– Trasferimento fondi tra più trasferte di un medesimo viaggiatore o tra più viaggiatori
– Organizzazione trasferte collettive
– Definizione del budget
– Prenotazione di auto e altri cespiti (telefonia/pc/internet key ecc.)
– Integrazione con i sistemi di agenzia (modalità mail o web services)
– Verifica validità documenti di viaggio
– Controllo automatico del rispetto della travel policy
– Allocazione costi di viaggio su commessa/progetto/attività ecc.
– Reporting sui costi di trasferta

I VANTAGGI TECNOLOGICI

– Configurazione: sistema di workflow parametrizzabile per gestire ogni livello di complessità organizzativa
– Comunicazione: interattività immediata col sistema attraverso notifiche mail e notifiche push
– Integrabilità: motore in grado di acquisire dati da sistemi alimentanti (HR, presenze ecc.) integrare e arricchire i dati secondo funzionalità tipiche di Sarce Trip esportare dati verso sistemi di destinazione (libro unico, nota spese)
– Integrazione col self booking tool: la prenotazione in carico al viaggiatore ma sempre in linea con la travel policy aziendale

IL TUO TEMPO HA UN VALORE. IN BASE ALLE NOSTRE ESPERIENZE DI PROGETTO, ECCO QUANTO NE PUOI RISPARMIARE CON SARCE TRIP

di tempo in meno sulla definizione dei processi di business travel

di tempo in meno per la richiesta di anticipi e servizi di viaggio

di tempo in meno per l’autorizzazione alla trasferta

di tempo in meno sul controllo dei massimali stabiliti dalla travel policy

I PLUS

per il TRAVEL MANAGER

– Cruscotto dedicato per la gestione della richiesta dei servizi di viaggio
– Strumenti per valutare i fornitori (analisi del rispetto degli SLA di servizio)
– Rispetto delle convenzioni aziendali
– Controllo del budget

per il CFO

– Abbattimento dei costi indiretti
– Miglioramento dei processi di Business Travel
– Registrazione automatica dei movimenti finanziari e contabili
– Gestione dei pagamenti elettronici con carte lodge o corporate
– Rilevazione delle attività svolte in trasferta (imputazione a commesse, centri di costo, causali ecc., trasferimento automatico dei dati raccolti al Libro Unico del Lavoro o al registro del personale, rilevazione località e tempi in cui sono state svolte le attività registrate tramite GPS, gestione del processo autorizzativo).
– Gestione dei i percorsi stradali

SARCE TRIP SU MOBILE

gestisci le trasferte da Smartphone e Tablet come su Desktop

– Richiesta di autorizzazione alla trasferta
– Richiesta di anticipi
– Richiesta di viaggio
– Autorizzazione alla trasferta
– Autorizzazione preventiva a specifiche spese

YES! WE CARE

Rafforza la tua Corporate Social Responsibility con il
calcolo delle emissioni di CO2 (carbon footprint) delle trasferte

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